Le guide 2023 de Gmail pour votre entreprise

Principales fonctions de Gmail pour une entreprise

Gmail propose plusieurs fonctionnalités spécifiquement conçues pour répondre aux besoins des entreprises. Voici quelques-unes des principales fonctions de Gmail pour une utilisation professionnelle :

Adresse e-mail personnalisée : Les entreprises peuvent utiliser Gmail pour configurer des adresses e-mail personnalisées avec leur propre nom de domaine (par exemple, votreentreprise.com). Cela permet d’avoir une présence professionnelle en ligne et de renforcer la crédibilité de l’entreprise.
E-mails professionnels sur la plateforme Gmail : Avec une adresse e-mail personnalisée, les utilisateurs peuvent accéder à leur messagerie professionnelle via l’interface familière de Gmail. Ils bénéficient ainsi des fonctionnalités avancées de Gmail tout en utilisant leur propre domaine.
Espace de stockage important : Les comptes professionnels de Gmail offrent un espace de stockage généreux pour les e-mails et les pièces jointes. Selon le plan choisi, les utilisateurs peuvent disposer de plusieurs téraoctets de stockage.
Collaboration en temps réel : Gmail est intégré à Google Drive, ce qui permet aux utilisateurs de partager et de collaborer sur des fichiers directement depuis les e-mails. Les utilisateurs peuvent donner des autorisations d’accès, permettant à plusieurs personnes de modifier et de commenter des documents simultanément.
Agenda partagé : Gmail est associé à Google Agenda, ce qui permet aux utilisateurs de planifier des réunions, des rendez-vous et des événements directement depuis leur messagerie. Les agendas peuvent être partagés avec des collègues, facilitant ainsi la coordination des horaires.
Filtrage des e-mails : Gmail propose des fonctionnalités avancées de filtrage des e-mails, permettant aux utilisateurs de créer des règles personnalisées pour trier et organiser automatiquement les messages. Cela facilite la gestion des flux de travail et la priorisation des e-mails importants.
Recherche avancée : La fonction de recherche de Gmail est puissante et permet aux utilisateurs de trouver rapidement des e-mails spécifiques. Ils peuvent utiliser des filtres, des mots-clés, des étiquettes et d’autres critères de recherche pour localiser rapidement les messages nécessaires.
Confidentialité et sécurité : Gmail offre des fonctionnalités de sécurité avancées telles que la détection des e-mails suspects et des liens malveillants, la vérification en deux étapes et la possibilité de configurer des règles de rétention des données conformes aux réglementations.

Avantages / inconvénients Gmail pour une entreprise

Avantages de Gmail pour une entreprise:

Avantages	Description
Facilité d’utilisation	L’interface conviviale et intuitive de Gmail facilite la gestion des e-mails et des fonctionnalités avancées.
Accès facile depuis n’importe où	Gmail est basé sur le cloud, ce qui signifie que vous pouvez accéder à vos e-mails depuis n’importe quel appareil connecté à Internet.
Stockage généreux	Les comptes professionnels de Gmail offrent un espace de stockage important pour les e-mails et les pièces jointes.
Intégration avec d’autres services Google	Gmail s’intègre facilement avec d’autres services Google tels que Google Drive, Google Agenda et Google Meet, ce qui facilite la collaboration et la gestion des tâches.
Puissant moteur de recherche	La fonction de recherche avancée de Gmail permet de trouver rapidement des e-mails spécifiques, en utilisant des filtres et des mots-clés.
Sécurité et confidentialité	Gmail offre des fonctionnalités de sécurité avancées, telles que la détection des e-mails suspects et la vérification en deux étapes, pour protéger les données sensibles de l’entreprise.

Inconvénients de Gmail pour une entreprise :

Inconvénients	Description
Dépendance à Internet	Gmail nécessite une connexion Internet pour accéder aux e-mails, ce qui peut être un inconvénient si vous êtes dans une zone sans connectivité.
Personnalisation limitée	Bien que vous puissiez utiliser des adresses e-mail personnalisées, la personnalisation de l’interface Gmail elle-même est limitée, ce qui peut ne pas répondre à certains besoins spécifiques de l’entreprise.
Support client limité	Le support client de Gmail est principalement fourni via des ressources en ligne telles que des forums d’aide et de documentation, ce qui peut être insuffisant pour certaines entreprises ayant besoin d’une assistance personnalisée.
Publicités	Dans la version gratuite de Gmail, des publicités contextuelles peuvent apparaître dans l’interface, bien que cela ne soit pas le cas dans les comptes professionnels payants.

Il est important de noter que les avantages et les inconvénients peuvent varier en fonction des besoins et des préférences spécifiques de chaque entreprise.

Tarification Gmail pour entreprise

La tarification de Gmail pour les entreprises est basée sur le service appelé « G Suite », qui est maintenant connu sous le nom de « Google Workspace ». Google Workspace propose différentes options de tarification adaptées aux besoins des entreprises. Voici un aperçu général de la tarification de Google Workspace (G Suite) pour les entreprises :

Google Workspace Business Starter : C’est le plan de base qui coûte 6 € par utilisateur et par mois (tarif à jour de septembre 2021). Il comprend une adresse e-mail professionnelle personnalisée (@votreentreprise.com), 30 Go d’espace de stockage, des fonctionnalités de collaboration en ligne et d’autres services de base de Google.
Google Workspace Business Standard : Ce plan est plus complet et coûte 12 € par utilisateur et par mois (tarif à jour de septembre 2021). Il inclut toutes les fonctionnalités du plan Business Starter, ainsi que des avantages supplémentaires tels que 2 To d’espace de stockage, des fonctionnalités de sécurité avancées, des réunions vidéo pour jusqu’à 100 participants, et la possibilité de travailler hors ligne.
Google Workspace Enterprise : C’est le plan le plus avancé, destiné aux grandes entreprises ayant des besoins plus complexes. Le prix varie en fonction des fonctionnalités et des options supplémentaires choisies. Il offre des fonctionnalités avancées de sécurité, de conformité et de gestion, ainsi que des options personnalisées pour répondre aux besoins spécifiques de l’entreprise.

Il est important de noter que les prix mentionnés ci-dessus sont susceptibles de changer, et il est préférable de consulter le site officiel de Google Workspace pour obtenir les informations de tarification les plus récentes.

Google propose également des tarifs spéciaux pour les organisations à but non lucratif, l’éducation et les gouvernements.

Les différents usages de Gmail en entreprise

Gmail offre plusieurs utilisations pratiques pour les entreprises. Voici quelques-uns des principaux usages de Gmail en entreprise :

Communication professionnelle : Gmail est utilisé comme une plateforme de messagerie électronique professionnelle, permettant aux employés d’envoyer et de recevoir des e-mails pour communiquer avec des clients, des collègues et des partenaires commerciaux.
Gestion des contacts : Gmail intègre un gestionnaire de contacts qui permet de stocker et d’organiser les informations de contact des clients et des partenaires commerciaux. Les contacts peuvent être regroupés, étiquetés et facilement accessibles lors de la rédaction d’e-mails.
Calendrier et planification : Gmail est associé à Google Agenda, ce qui permet aux utilisateurs de planifier des réunions, des rendez-vous et des événements directement depuis leur boîte de réception. Les invitations peuvent être envoyées, les horaires peuvent être partagés et les rappels peuvent être configurés pour assurer une gestion efficace du temps.
Collaboration en temps réel : Gmail est intégré à Google Drive, ce qui facilite le partage de fichiers et la collaboration en temps réel sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Les employés peuvent travailler ensemble sur des projets, éditer des documents simultanément et suivre les révisions.
Filtrage des e-mails : Gmail offre des fonctionnalités de filtrage avancées, permettant aux utilisateurs de créer des règles personnalisées pour trier automatiquement les e-mails entrants. Cela facilite la gestion des flux de travail et permet de prioriser les e-mails importants.
Confidentialité et sécurité : Gmail intègre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données et les informations sensibles des entreprises. Il dispose de mécanismes de détection des spams, de la protection contre les logiciels malveillants et de la vérification en deux étapes pour renforcer la sécurité des comptes.
Mobilité : Avec les applications mobiles de Gmail, les employés peuvent accéder à leurs e-mails, à leur calendrier et à leurs contacts depuis leurs smartphones ou leurs tablettes, ce qui leur permet de rester connectés et productifs en déplacement.
Intégration avec d’autres outils : Gmail peut être intégré à d’autres outils et applications tiers couramment utilisés en entreprise, tels que les outils de gestion de la relation client (CRM), les outils de gestion de projet, les outils de communication d’équipe, etc.

Les usages méconnus de la messagerie Gmail

Gmail est un service de messagerie électronique populaire fourni par Google, et bien qu’il soit principalement utilisé pour l’envoi et la réception d’e-mails, il offre également d’autres fonctionnalités. Voici quelques-uns des usages moins connus de Gmail :

Gestion des tâches : Gmail propose une fonctionnalité de gestion des tâches intégrée appelée « Tâches ». Vous pouvez créer des listes de tâches, leur attribuer des dates d’échéance et les organiser selon vos préférences. Les tâches sont synchronisées avec Google Agenda et peuvent être consultées à partir de l’application Gmail sur votre ordinateur ou votre appareil mobile.
Étiquettes et filtres : Gmail vous permet d’organiser vos e-mails à l’aide d’étiquettes. Les étiquettes sont similaires aux dossiers, mais un e-mail peut avoir plusieurs étiquettes, ce qui facilite l’organisation et la recherche. Vous pouvez également créer des filtres personnalisés pour trier automatiquement les e-mails entrants et les attribuer à des étiquettes spécifiques, les archiver, les marquer comme importants, etc.
Réponses suggérées : Gmail utilise l’intelligence artificielle pour proposer des réponses suggérées lors de la rédaction d’e-mails. En fonction du contenu de l’e-mail, Gmail peut vous suggérer des réponses courtes et pertinentes que vous pouvez sélectionner pour gagner du temps.
Confidentialité et sécurité : Gmail offre des fonctionnalités de confidentialité et de sécurité avancées. Par exemple, vous pouvez configurer la validation en deux étapes pour ajouter une couche de sécurité supplémentaire à votre compte. De plus, Gmail analyse automatiquement les e-mails entrants pour détecter les e-mails suspects et les marquer comme spam ou les déplacer vers le dossier « Courrier indésirable ».
Intégration avec d’autres services Google : En tant que produit Google, Gmail est intégré à d’autres services tels que Google Drive, Google Agenda et Google Meet. Vous pouvez facilement partager des fichiers depuis Google Drive, ajouter des événements à votre calendrier depuis les e-mails et démarrer des réunions vidéo via Google Meet, directement depuis Gmail.

Comment utiliser Gmail pour prospecter efficacement?

Gmail peut être utilisé de manière efficace pour la prospection commerciale. Voici quelques conseils pour utiliser Gmail dans le cadre de vos efforts de prospection :

Utilisez des adresses e-mail personnalisées : Utilisez une adresse e-mail professionnelle personnalisée au lieu d’une adresse générique. Cela donne une impression plus sérieuse et professionnelle à vos prospects.
Créez des modèles d’e-mails : Préparez des modèles d’e-mails personnalisables pour différents types de prospects. Ces modèles peuvent inclure une introduction, une proposition de valeur et une invitation à poursuivre la conversation. Les modèles vous permettent de gagner du temps et d’assurer la cohérence de votre message.
Personnalisez vos e-mails : Bien que vous puissiez utiliser des modèles, il est important de personnaliser chaque e-mail en fonction des besoins et des intérêts spécifiques du prospect. Montrez que vous avez fait des recherches sur leur entreprise ou leur secteur et expliquez en quoi votre offre peut les aider.
Utilisez les fonctionnalités de suivi : Profitez des fonctionnalités de suivi de Gmail pour savoir quand vos e-mails ont été ouverts ou lus par vos prospects. Cela vous donne une indication sur l’intérêt qu’ils portent à votre proposition et vous permet de planifier les prochaines étapes de suivi.
Utilisez les rappels et les échéances : Gmail propose des fonctionnalités de rappel et d’échéance qui vous permettent de vous souvenir de suivre avec vos prospects à des moments précis. Utilisez ces fonctionnalités pour vous assurer de ne pas laisser passer d’opportunités.
Intégrez Gmail avec d’autres outils : Utilisez des extensions ou des intégrations pour connecter Gmail à d’autres outils de gestion de la relation client (CRM) ou de prospection commerciale. Cela vous permet de synchroniser les données, de gérer efficacement les prospects et de suivre les interactions.
Utilisez les signatures d’e-mail : Créez une signature d’e-mail professionnelle avec vos coordonnées et vos informations de contact. Cela facilite la prise de contact avec vous et renforce la crédibilité de votre entreprise.
Faites un suivi régulier : La prospection ne se limite pas à un seul e-mail. Assurez-vous de faire un suivi régulier avec vos prospects pour maintenir l’engagement et développer la relation. Utilisez les fonctionnalités de planification de Gmail pour organiser des appels téléphoniques ou des réunions en personne.

Gestion efficace du temps avec Google Agenda et Gmail

Lorsqu’il s’agit de gérer efficacement le temps au sein d’une entreprise, l’intégration de Google Agenda avec Gmail offre des fonctionnalités puissantes pour la planification des réunions et des événements. Voici comment cette intégration facilite la gestion du temps :

Planification efficace des réunions et des événements : Grâce à l’intégration entre Google Agenda et Gmail, vous pouvez créer et planifier des événements et des réunions directement depuis votre boîte de réception. Vous pouvez sélectionner une plage horaire disponible dans votre agenda et ajouter tous les détails pertinents tels que le titre, la description, la localisation et les invités.
Invitations d’événements et de réunions : Lorsque vous créez un événement dans Google Agenda et ajoutez des invités, vous pouvez facilement les inviter en utilisant leurs adresses e-mail. Les invités recevront une notification par e-mail contenant tous les détails de l’événement, et ils auront la possibilité d’accepter, de refuser ou de proposer une autre plage horaire.
Partage de calendriers : Google Agenda vous permet de partager votre calendrier avec vos collègues, ce qui facilite la coordination des horaires et la planification des réunions. Vous pouvez partager votre calendrier de manière sélective en définissant les niveaux de permission appropriés, tels que la possibilité de visualiser uniquement les créneaux horaires disponibles ou de modifier les événements.
Rappels et notifications : Google Agenda envoie des rappels et des notifications pour vous aider à gérer efficacement votre emploi du temps. Vous pouvez configurer des rappels par e-mail, des notifications push sur votre appareil mobile ou des alertes pop-up dans le navigateur. Ces rappels vous aident à vous rappeler des réunions imminentes et à respecter vos engagements.
Synchronisation multiplateforme : Les événements créés dans Google Agenda se synchronisent automatiquement avec tous vos appareils, qu’il s’agisse d’un ordinateur, d’un smartphone ou d’une tablette. Vous pouvez donc accéder à votre emploi du temps et recevoir des notifications où que vous soyez, ce qui vous permet de rester organisé même en déplacement.

Collaboration en temps réel avec Google Drive et Gmail

La collaboration en temps réel est essentielle pour favoriser la productivité et la créativité au sein d’une entreprise. L’intégration de Google Drive avec Gmail offre une plateforme puissante pour le partage de fichiers et la collaboration. Voici comment cette intégration facilite la collaboration en temps réel :

Partage de fichiers et collaboration : Lorsque vous envoyez un e-mail via Gmail et que vous souhaitez partager des fichiers avec les destinataires, vous pouvez facilement joindre des fichiers directement depuis Google Drive. Les destinataires auront alors accès aux fichiers partagés et pourront les afficher, les modifier ou les commenter en temps réel, sans avoir besoin de les télécharger localement.
Travail simultané sur des documents : En utilisant Google Drive et Gmail, vous pouvez travailler simultanément avec vos collègues sur des documents, des feuilles de calcul et des présentations. Lorsque vous partagez un fichier via Gmail, les destinataires peuvent accéder au fichier et apporter des modifications en temps réel. Vous pouvez voir les modifications en direct et collaborer instantanément, ce qui évite les allers-retours d’e-mails et accélère le processus de travail.
Suivi des révisions et gestion des versions : Lorsque plusieurs personnes travaillent sur un fichier dans Google Drive, chaque modification est enregistrée et attribuée à l’utilisateur correspondant. Vous pouvez facilement suivre les révisions, voir qui a apporté des modifications et restaurer des versions antérieures si nécessaire. Cela facilite la gestion des modifications, le suivi des contributions et garantit l’intégrité des fichiers.
Commentaires et discussions : L’intégration de Google Drive avec Gmail permet également d’ajouter des commentaires et de mener des discussions sur les fichiers partagés. Les destinataires peuvent laisser des commentaires sur des sections spécifiques du document, répondre aux commentaires existants et engager des discussions pour clarifier les idées ou prendre des décisions. Cela favorise une communication claire et transparente au sein de l’équipe.
Accès aux fichiers à partir de n’importe où : Les fichiers partagés via Google Drive peuvent être accessibles depuis n’importe quel appareil connecté à Internet. Vous pouvez y accéder depuis votre boîte de réception Gmail, depuis votre ordinateur, votre smartphone ou votre tablette. Cela permet une flexibilité de travail, que vous soyez au bureau, en déplacement ou en télétravail.

En intégrant Google Drive avec Gmail, vous pouvez partager des fichiers facilement, collaborer en temps réel, suivre les révisions et gérer les versions des fichiers. Cela facilite la collaboration et la productivité, en permettant aux membres de l’équipe de travailler ensemble de manière fluide et efficace sur des projets communs.

Sécurité et confidentialité avec Gmail en entreprise

La sécurité et la confidentialité des données sont des préoccupations essentielles pour les entreprises lorsqu’elles utilisent des services de messagerie électronique. Gmail propose des fonctionnalités avancées de sécurité pour protéger les données de l’entreprise. Voici comment Gmail en entreprise offre une sécurité et une confidentialité robustes :

Fonctionnalités de sécurité avancées : Gmail intègre des fonctionnalités de sécurité avancées pour protéger les données de l’entreprise. Cela inclut le chiffrement des données en transit et au repos, ce qui garantit que les e-mails et les fichiers attachés sont sécurisés tout au long du processus d’envoi et de stockage. Les serveurs de Gmail sont également sécurisés pour empêcher tout accès non autorisé.
Protection contre les spams, les logiciels malveillants et les tentatives de phishing : Gmail dispose d’un système de filtrage puissant qui détecte et bloque les e-mails indésirables, les spams, les logiciels malveillants et les tentatives de phishing. Les algorithmes de détection avancés de Gmail identifient et mettent en quarantaine les e-mails suspects, offrant ainsi une protection supplémentaire contre les menaces potentielles.
Vérification en deux étapes : La vérification en deux étapes est une fonctionnalité de sécurité essentielle de Gmail. Elle ajoute une couche de protection supplémentaire en demandant aux utilisateurs de fournir un code de vérification généré sur leur appareil mobile après avoir saisi leur mot de passe. Cela empêche l’accès non autorisé aux comptes, même si le mot de passe est compromis.
Gestion des autorisations et des droits d’accès : Dans l’environnement professionnel, il est essentiel de gérer les autorisations et les droits d’accès aux e-mails et aux fichiers. Gmail offre des fonctionnalités de gestion des droits d’accès granulaires, permettant aux administrateurs de contrôler qui peut accéder aux données de l’entreprise, qui peut modifier les fichiers et qui peut partager des informations sensibles.
Conformité aux normes et réglementations : Gmail est conçu pour respecter les normes de sécurité et de confidentialité les plus strictes. Il est conforme aux réglementations telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l’Union européenne, garantissant que les données des utilisateurs sont traitées conformément aux directives de protection des données.
Alertes de sécurité et surveillance : Gmail propose des alertes de sécurité en cas de tentative d’accès suspect à un compte. Les utilisateurs reçoivent des notifications et des avertissements pour les activités inhabituelles, ce qui leur permet de réagir rapidement en cas de tentative de compromission.

C’est quoi Google Workspace?

Google Workspace est une suite d’outils et de services professionnels proposés par Google pour les entreprises, les organisations et les établissements d’enseignement. Auparavant connu sous le nom de G Suite, Google Workspace comprend une gamme de fonctionnalités et d’applications conçues pour faciliter la collaboration, la communication et la productivité au sein des équipes.

Voici les principaux composants de Google Workspace :

Gmail : Le service de messagerie électronique de Google, qui offre une adresse e-mail personnalisée avec le nom de domaine de l’entreprise.
Google Drive : Un espace de stockage en ligne permettant de sauvegarder, partager et collaborer sur des fichiers, des documents, des feuilles de calcul, des présentations, etc.
Google Docs, Sheets et Slides : Des applications de traitement de texte, de tableur et de présentation en ligne, qui permettent de créer, de modifier et de collaborer en temps réel sur des documents.
Google Agenda : Un calendrier en ligne pour la gestion des événements, des réunions et des plannings, qui peut être partagé avec d’autres membres de l’organisation.
Google Meet : Une plateforme de visioconférence et de communication en ligne, permettant d’organiser des réunions vidéo avec des membres internes ou externes à l’organisation.
Google Chat : Une application de messagerie instantanée et de communication d’équipe, qui permet des discussions en temps réel et la collaboration sur des projets.
Google Sites : Un outil pour la création facile de sites web internes, qui permet de partager des informations et des ressources au sein de l’organisation.
Google Forms : Un outil de création de sondages, de questionnaires et de formulaires en ligne, qui facilite la collecte de données et les réponses des utilisateurs.

Google Workspace offre également des fonctionnalités avancées de sécurité, de gestion des utilisateurs, de gestion des appareils et d’intégration avec d’autres applications tierces. Il est conçu pour favoriser la collaboration, la mobilité et la flexibilité dans le travail d’équipe, en permettant aux membres de l’organisation de travailler ensemble de manière efficace, que ce soit en personne ou à distance.