La gestion des notes de frais : règles, process, logiciels, erreurs…

Guide des notes de frais en France

Les notes de frais sont des dépenses professionnelles effectuées par un salarié pour le compte de son entreprise, dans le cadre de son activité professionnelle. Elles peuvent être remboursées par l’employeur sur présentation d’une note de frais accompagnée de justificatifs.

En France, les règles relatives aux notes de frais sont définies par le Code du travail et les conventions collectives. Voici les principales règles à respecter :

• Les notes de frais doivent être justifiées par des factures, des tickets de caisse ou tout autre justificatif attestant de la nature de la dépense.
• Les notes de frais doivent être établies sur un formulaire fourni par l’entreprise, ou sur un formulaire officiel comme le formulaire Cerfa n°13750.
• Les notes de frais doivent être remboursées dans un délai raisonnable, en général dans les 30 jours suivant la présentation de la note de frais.
• Les notes de frais doivent être conformes aux règles fiscales en vigueur, notamment en ce qui concerne la déductibilité fiscale des dépenses.
• Certaines dépenses, comme les frais de repas, sont soumises à des plafonds maximums fixés par la loi ou par les conventions collectives.
• Les notes de frais doivent être conservées par l’entreprise pendant une durée de 3 ans à compter de la date de leur émission.

Il est important de souligner que les règles relatives aux notes de frais peuvent varier en fonction de l’entreprise, de la convention collective et des accords conclus avec les représentants du personnel. Il est donc recommandé de se référer aux dispositions applicables dans son entreprise et de se faire conseiller par un expert-comptable si besoin.

Les logiciels de gestion des notes de frais

Les logiciels de gestion des notes de frais sont des outils informatiques qui permettent aux entreprises de gérer et de traiter les notes de frais de manière plus efficace et plus rapide. Ils sont utilisés pour automatiser le processus de traitement des notes de frais, depuis la saisie des données jusqu’à la validation et au remboursement des dépenses.

Voici quelques-uns des logiciels de gestion des notes de frais les plus populaires en France :

• Expensya : ce logiciel permet de gérer les notes de frais de manière centralisée, en automatisant les processus de collecte, de traitement et de remboursement des dépenses. Il offre également des fonctionnalités de contrôle et de suivi des dépenses, ainsi que des outils d’analyse pour aider les entreprises à optimiser leur budget.
• KDS : ce logiciel permet de simplifier le processus de gestion des notes de frais en automatisant la saisie et la vérification des données, ainsi que le calcul des montants à rembourser. Il permet également de suivre les dépenses en temps réel et de générer des rapports personnalisés pour faciliter la gestion budgétaire.
• Rydoo : ce logiciel permet de gérer les notes de frais de manière simplifiée et rapide, en offrant une interface intuitive et conviviale pour saisir et traiter les données. Il permet également de centraliser toutes les données relatives aux dépenses et de les analyser pour améliorer la gestion financière de l’entreprise.
• Zoho Expense : ce logiciel permet de gérer les notes de frais de manière collaborative, en permettant aux différents acteurs de l’entreprise de participer au processus de validation et de remboursement des dépenses. Il offre également des fonctionnalités de suivi des dépenses en temps réel et de génération de rapports personnalisés pour aider les entreprises à optimiser leur budget.
• Spendesk : Spendesk est un autre logiciel de gestion des notes de frais populaire en France. Il s’agit d’une solution complète qui permet de simplifier le processus de gestion des dépenses et des notes de frais, en offrant des fonctionnalités telles que la collecte de données, la gestion des cartes de paiement, la validation des dépenses, le suivi des budgets et la génération de rapports.Spendesk est également une solution modulaire, qui permet aux entreprises de choisir les fonctionnalités dont elles ont besoin en fonction de leur activité et de leur budget. Le logiciel est facile à utiliser et offre une interface intuitive pour les utilisateurs, ce qui facilite la prise en main et la collaboration entre les différents acteurs de l’entreprise.

Ces logiciels de gestion des notes de frais offrent des avantages tels que l’automatisation du processus de traitement des notes de frais, la réduction des erreurs et des coûts administratifs, ainsi que la possibilité de suivre les dépenses en temps réel et d’optimiser la gestion budgétaire de l’entreprise. Cependant, il est important de choisir un logiciel qui convient aux besoins et aux exigences de son entreprise, et de se faire accompagner par un expert en cas de besoin.

Quelles sont les notes de frais déductibles et celles qui ne le sont pas?

En France, les notes de frais sont des dépenses professionnelles qui peuvent être remboursées par l’employeur à son salarié ou prises en charge directement par l’entreprise. En ce qui concerne la déductibilité fiscale de ces dépenses, il y a plusieurs règles à prendre en compte.

Les notes de frais déductibles sont celles qui correspondent à des dépenses engagées dans le cadre de l’activité professionnelle et qui sont nécessaires à la réalisation de cette activité. Cela peut inclure des frais de déplacement, de repas, d’hébergement, de formation, de communication, de fournitures de bureau, etc.

Les notes de frais qui ne sont pas déductibles sont celles qui sont considérées comme des dépenses personnelles ou qui sont excessives par rapport à l’activité professionnelle. Par exemple, les dépenses engagées pour des activités de loisirs ou des cadeaux à des clients ne sont pas déductibles. De même, les dépenses qui dépassent le montant raisonnable pour une activité donnée peuvent être remises en cause par l’administration fiscale.

En règle générale, pour que les notes de frais soient déductibles fiscalement, elles doivent être justifiées par des factures ou des justificatifs de paiement. Il est donc important de conserver ces documents pour prouver la réalité et le caractère professionnel des dépenses engagées.

Il est également important de noter que certaines dépenses peuvent être soumises à des règles particulières en matière de déductibilité fiscale. C’est notamment le cas pour les frais de déplacement en voiture ou en avion, pour lesquels des barèmes spécifiques sont en vigueur, ou pour les dépenses de représentation, qui peuvent être limitées à un certain montant par an. Il est donc conseillé de se renseigner auprès d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal pour savoir quelles sont les règles qui s’appliquent dans chaque situation.

Exemples de notes de frais déductibles

Voici quelques exemples de notes de frais déductibles en France :

• Les frais de déplacement : les frais de transport (train, avion, voiture, taxi, etc.), les frais de stationnement, les frais de péage, les frais d’autoroute, etc. sont déductibles dans la mesure où ils ont été engagés dans le cadre de l’activité professionnelle.
• Les frais de repas : les frais de restauration (déjeuner, dîner, etc.) sont déductibles dans la mesure où ils ont été engagés dans le cadre de l’activité professionnelle, par exemple lors d’un déplacement ou d’une réunion d’affaires.
• Les frais d’hébergement : les frais d’hôtel, de location d’appartement, etc. sont déductibles dans la mesure où ils ont été engagés dans le cadre de l’activité professionnelle, par exemple lors d’un déplacement.
• Les frais de formation : les frais d’inscription à des séminaires, des conférences, des formations, etc. sont déductibles dans la mesure où ils ont un lien direct avec l’activité professionnelle.
• Les frais de communication : les frais de téléphone, de fax, de courrier, d’internet, etc. sont déductibles dans la mesure où ils ont été engagés dans le cadre de l’activité professionnelle.

Il est important de noter que ces exemples ne sont pas exhaustifs et que la déductibilité des notes de frais dépend de la situation particulière de chaque entreprise et de chaque salarié. Il est donc conseillé de se renseigner auprès d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal pour savoir quelles sont les notes de frais déductibles dans chaque cas.

Exemples de notes de frais non-déductibles

Voici quelques exemples de notes de frais qui ne sont pas déductibles en France :

• Les frais personnels : les frais engagés à titre personnel, c’est-à-dire ceux qui n’ont aucun lien avec l’activité professionnelle, ne sont pas déductibles.
• Les cadeaux d’affaires : les cadeaux offerts à des clients ou à des partenaires commerciaux ne sont pas déductibles au-delà de 69 € TTC par an et par bénéficiaire.
• Les amendes et les contraventions : les amendes et les contraventions, qu’elles soient liées à la circulation routière ou à d’autres infractions, ne sont pas déductibles.
• Les frais de représentation : les frais de représentation, tels que les frais de spectacles, les frais de club, les frais de boîtes de nuit, etc. ne sont pas déductibles.
• Les frais de restauration excessive : les frais de restauration qui dépassent une certaine limite sont considérés comme excessifs et ne sont pas déductibles. Cette limite est fixée à 19 € TTC par repas et par personne pour les repas pris sur le lieu de travail et à 38 € TTC par repas et par personne pour les repas pris à l’extérieur.

Il est important de noter que cette liste n’est pas exhaustive et que la déductibilité des notes de frais dépend de la situation particulière de chaque entreprise et de chaque salarié. Il est donc conseillé de se renseigner auprès d’un expert-comptable ou d’un conseiller fiscal pour savoir quelles sont les notes de frais déductibles et non déductibles dans chaque cas.

Notes de frais et contrôle Urssaf

L’URSSAF est chargée de contrôler le respect des obligations sociales et fiscales des entreprises en France. En matière de notes de frais, elle peut notamment vérifier que les frais remboursés par l’entreprise correspondent bien à des dépenses professionnelles et qu’ils sont justifiés par des pièces justificatives.

En cas de contrôle URSSAF, l’entreprise doit être en mesure de fournir les justificatifs de toutes les notes de frais remboursées. Les pièces justificatives doivent être suffisamment précises et détaillées pour permettre de vérifier la réalité et la nécessité de la dépense.

L’entreprise doit également être en mesure de justifier que les notes de frais ont été remboursées dans le respect des plafonds et des conditions prévues par la loi et la convention collective.

Si l’URSSAF constate des anomalies dans la gestion des notes de frais, elle peut réclamer le remboursement des sommes indûment remboursées, infliger des pénalités, voire engager des poursuites judiciaires en cas de fraude ou d’abus.

Il est donc important pour les entreprises de mettre en place une politique claire et précise en matière de notes de frais et de conserver des justificatifs précis et détaillés afin de pouvoir répondre aux exigences de l’URSSAF en cas de contrôle.

Quelles sont les principales erreurs dans la gestion des notes de frais?

La gestion des notes de frais peut être une tâche fastidieuse et propice aux erreurs. Voici les principales erreurs à éviter :

1. Absence de politique claire et précise en matière de notes de frais : Il est important d’établir une politique claire et précise en matière de notes de frais, en définissant notamment les dépenses autorisées, les plafonds de remboursement et les modalités de remboursement.
2. Absence de justificatifs ou justificatifs insuffisants : Les notes de frais doivent être justifiées par des pièces justificatives suffisamment détaillées pour permettre de vérifier la réalité et la nécessité de la dépense.
3. Remboursement de dépenses personnelles : Les notes de frais doivent correspondre à des dépenses professionnelles. Il est donc important de s’assurer que les dépenses remboursées correspondent bien à des frais professionnels et qu’elles ont été engagées dans le cadre de l’activité professionnelle.
4. Absence de contrôle des notes de frais : Il est important de mettre en place un processus de contrôle des notes de frais afin de s’assurer de la conformité des dépenses et de la validité des justificatifs.
5. Erreurs de calcul ou de saisie : Il est important de vérifier que les montants remboursés sont corrects et correspondent aux plafonds prévus par la loi et la convention collective.
6. Absence de traçabilité : Il est important de conserver une trace de tous les remboursements de notes de frais afin de pouvoir répondre aux exigences de l’administration fiscale en cas de contrôle.
7. Retard dans le remboursement : Il est important de rembourser les notes de frais dans les délais prévus par la loi et la convention collective.
8. Mauvaise prise en compte de la TVA

Procédure de remboursement des notes de frais

La procédure de remboursement des notes de frais varie d’une entreprise à une autre, mais voici une procédure type en plusieurs étapes :

1. Collecte des justificatifs : Les employés doivent fournir les justificatifs des dépenses professionnelles qu’ils ont engagées. Les justificatifs peuvent inclure des factures, des reçus, des notes de restaurant, des billets de train ou d’avion, etc.
2. Vérification des justificatifs : Les justificatifs doivent être vérifiés pour s’assurer qu’ils sont conformes à la politique de l’entreprise et qu’ils sont suffisamment détaillés pour permettre la comptabilisation des dépenses. Si les justificatifs sont incomplets, l’employé peut être invité à les compléter.
3. Saisie des notes de frais : Les notes de frais doivent être saisies dans le système de gestion des notes de frais de l’entreprise. Les employés doivent fournir les informations nécessaires, telles que le montant de la dépense, la date, la nature de la dépense, le justificatif associé, etc.
4. Validation des notes de frais : Les notes de frais doivent être validées par un responsable avant d’être remboursées. Le responsable doit vérifier que les dépenses sont conformes à la politique de l’entreprise et aux plafonds de remboursement.
5. Remboursement des notes de frais : Une fois les notes de frais validées, le remboursement doit être effectué. Les remboursements peuvent être effectués par virement bancaire ou par chèque.
6. Comptabilisation des notes de frais : Les notes de frais doivent être comptabilisées dans les comptes de l’entreprise. Les comptables doivent s’assurer que les dépenses ont été engagées dans le cadre de l’activité professionnelle et que les justificatifs sont suffisants pour permettre la déduction fiscale.