50 actions pour être plus productif au travail

Etre productif à l’ère de l’IA n’est plus une option. Voici une cinquantaine d’actions que vous pouvez plus ou moins simplement mettre en place pour gagner du temps. J’en suis une bonne partie depuis des années. Et j’ai un temps libre plutôt très important, et pourtant mon organisation interne de travail pourrait être beaucoup plus complexe.

Objectifs de cette organisation:

• libérer 2 à 3 heures par jour (oui c’est possible)
• arriver à avancer plus vite sur les tâches importantes et à impact, pour vous

1. Planifiez votre journée la veille et aussi en début de journée, avec vos tâches et objectifs prioritaires de la journée. Eliminer le superflu, l’inutile, les actions menées par l’égo, la distraction abusive, les tâches que l’on vous impose inutilement….Mettez au maximum 10 tâches dans votre journée, avec 2 ou 3 prioritaires. Perso, je fais cela depuis plus de 15 ans, j’y gagne +10 minutes chaque jour
2. N’utilisez pas tous les outils de productivité du marché, visez à vous familiariser avec les plus simples. 2 ou 3 suffisent pour bien s’organiser (Google calc, Trello pour projets complexe, Google Agenda , Google Keep, Gmail)
3. Splittez bien les actions qui dépendent de vous et des autres : les actions sur lesquelles vous pouvez avancer, et celles qui dépendent principalement des autres, et dont vous ne pilotez pas l’avancement. Avancez sur ce que vous pouvez, mais ne perdez pas de temps avec ce qui sera revu / refait par une autre personne, ne préparez pas le travail des autres inutilement.
4. Établissez des priorités, avec des actions faciles / moyennement faciles / + difficiles ou longues. Arbitrez souvent (tous les 2 jours?) entre facilité à mettre en place et importance des résultats attendus (faire des fiches Google Keep par exemple Priorité High / Medium / Low). Perso, je fais cela depuis près de 20 ans, difficile de savoir le gain de temps
5. Pilotez avec efficacité votre agenda (via Google Calendar, cela suffit + un petit Calendly ou Doodle pour les cas plus complexes multi-partites pour éviter de s’envoyer 5 mails pour booker une réunion). Gardez des zones de temps pour vous (bloquez des créneaux chaque jour de 1 à 2 heures)
6. Utilisez des listes de tâches. Faites des to do lists simples et accessibles (avec Google Keep par exemple). Perso, je fais cela depuis près de 20 ans, j’y gagne +10 minutes chaque jour
7. Limitez les réunions non essentielles (en nombre, en durée et en nombre d’interlocuteurs), raccourcissez les temps de réunion (oui, on peut voir l’essentiel en 15 minutes parfois). Perso, je fais cela depuis plus de 10 ans, j’y gagne +30 minutes chaque jour
8. Favorisez les emails…oui, je sais tout le monde dit le contraire, mais envoyer des emails précis, structurés, récapitulatifs fait gagner un temps de dingue, évite de nombreuses palabres ou aller-retours, permet de donner des instructions claires et précises (souvent plus précis qu’à l’oral)
9. Évitez les distractions numériques, les notifications, les appels. Passez en mode avion une partie de la journée. Pas plus de 10 minutes de Réseaux Sociaux par jour
10. Utilisez des techniques de gestion du temps que vous aurez lues dans des bouquins et qui fonctionnent pour vous (il y a plein de livre à la Fnac sur le sujet). Il y en a des centaines de techniques, certains fonctionnent pour certains, d’autres pour d’autres… à mon sens il n’y a pas de règles. Testez, vous verrez bien
11. Fixez-vous des objectifs clairs, atteignables, mesurables. Tous les jours
12. Définissez des échéances claires, arrêtez de repousser ce qui est simple et rapide. Inutile de mettre des échéance trop lointaines
13. Déléguez lorsque possible, et si cela vous prend moins de temps de déléguer que de faire vous même. Sinon faites le. Même si c’est du boulot de stagiaire, parfois il vaut mieux le faire pour avancer, tant que cela ne vous prend pas une grosse partie de votre temps
14. Automatisez les tâches répétitives. Sans passer trop de temps à automatiser. Ne cherchez pas à tout automatiser (cela fait perdre du temps), mais uniquement ce qui vous prend le plus de temps et est répétitif. Faites des tableaux excel pour tout dès que vous en ressentez le besoin, pour formaliser, suivre, cadrer. Les outils pour cela sont variés et n’ont rien à voir entre eux (outils avec de l’IA, Zapier, outils no code, logiciels / saas….)
15. Évitez la surcharge d’e-mails. la politique 0 inbox fonctionne assez bien. Ne pas répondre ou traiter vite, engendre souvent des interactions additionnelles, inutiles et plus de boulot. Si vous n’avez pas le temps de traiter, faire un dossier des emails à traiter (pas plus de 20 emails en permanence), mais ne gardez pas plus de 3 jours un email sans réponse. Perso, je fais cela depuis près de 20 ans, j’y gagne +10 minutes chaque jour
16. Organisez votre espace de travail physique. Rendez le plus clair, épuré, sans douze mille objets partout. Travaillez dans une pièce avec une bonne hauteur de plafond
17. Utilisez des outils de gestion de projet (Google Keep, Un bon tableau excel ou mieux Google Calc, Trello…bref ce qui vous convient le mieux). Fuyez lorsque cela devient trop complexe, cela évite de prendre du recul
18. Apprenez à dire non lorsque c’est nécessaire. Ou peut-être, mais dire tout le temps oui, ça ralentit
19. Faites des pauses régulières pour recharger votre énergie. Au moins toutes les 2 heures. Marchez, pensez à autre chose, buvez un thé, faites une séance de cohérence cardiaque, riez avec vos collègues, appelez un ami…ce que vous aimez en fait, au moins 5 minutes 3 à 4 fois par jour. Cassez la routine.
20. Restez bien hydraté et mangez sainement. Limitez la consommation d’alcool.
21. Limitez le multitâche. Ou en tous les cas, ne gérez pas plus de 3 tâches prioritaires en parallèle. Ayez en tête la notion de concurrent engineering, qui permet entre autres de gérez plusieurs tâches compétitives en même temps, tout en ne faisant avancer que celles qui sont sur le fil rouge, le chemin critique
22. Évitez la procrastination. Faire ce qui est simple, rapide et a de l’effet en premier. Repousser ce qui est long, complexe et n’a que peu d’impact. Entre les deux, priorisez les actions pour trouver le bon équilibre entre les actions qui ont de l’impact et celle qui sont rapides à faire.
23. Utilisez des raccourcis clavier. Bon cela ne vous fera pas gagner un temps de fou, mais ça aide. Faites vous aussi un fichier word avec tous les message que vous e=écrivez souvent (genre emails de prospection, synthèse de présentation d’un projet…)
24. Apprenez à gérer le bon et le mauvais stress. Le stress permet parfois d’être plus concentré, d’être focus, mais il consomme une énergie folle, donc faites bien la distinction entre le stress qui fait avancer et celui qui paralyse ou fait reculer
25. Utilisez des applications de prise de notes. Google Doc ou keep par exemple, ce que j’utilise permettent de prendre des notes écrites, simplement en parlant. C’est intégré à mon mobile, donc facile d’accès dès que j’ai une idée
26. Utilisez votre mobile comme votre PC. Cela vous permet d’être certes always ON avec le stress que cela peut impliquer, mais aussi de formaliser vos notes, idées, to do lorsqu’elles arrivent….Perso, je fais cela depuis plus de 10 ans, j’y gagne +30 minutes chaque jour
27. Faites vous tous les mois un plan avec vos objectifs du mois, en splittant bien les objectifs projects, les objectifs de metrics, les objectifs financiers. Cela prend 5 à 10 minutes pour faire un bilan de situation, pas plus
28. Utilisez des modèles pour les tâches récurrentes. Posez vous la question si une IA ferait pas plus simplement et rapidement. Ou un Zapier pour connecter différent documents / flux d’information. ChatGPT peut vous aidez aussi à synthétiser des documents, pre écrire un article (comme celui ci), comparer des documents ou infos
29. Faites des réunions en visio. Eh oui, vous gagnez un temps de transport précieux. Certes, vous y perdez en échanges. Mais le temps a un prix aussi
30. Déconnectez-vous des médias sociaux. Ne passez pas plus de 10 minutes par jour. Perso, je fais cela depuis près de 10 ans, j’y gagne +30 minutes chaque jour
31. Travaillez proche de là où vous habitez. Personnellement, j’ai quasiment toujours travaillé à moins de 10 minutes de chez moi. Ou alors arrangez vous pour travailler dans les transports. Votre cerveau est généralement plus libre, moins stressé, plus créatif et plus focus (mais cela dépend des gens). Perso, je fais cela depuis plus de 15 ans, j’y gagne +60 minutes chaque jour
32. Travaillez quand vous en ressentez le besoin. Oui parfois vous pouvez être brillantissime et clairvoyant le dimanche soir et totalement improductif le lundi matin. Alors pourquoi s’entêter, si cela n’empiète pas trop sur votre vie de famille. Chacun a aussi des heures dans la journée où il est plus performant. Trouvez vos heures
33. Fixez des objectifs SMART (spécifiques, mesurables, atteignables, pertinents, temporels). Bon vous trouverez pléthore de littérature sur le sujet sur le net (trop même!)
34. Pratiquez la méditation de pleine conscience. Ou mieux et plus simple d’accès la cohérence cardiaque (appli Kardia, gratuite)
35. Faites de l’exercice régulièrement. On conseille une demi heure par jour. C’est difficile. Mais faire 2 à 3 heures d’activité par semaine, ce n’est pas une perte de temps, ni une fatigue additionnelle, cela permet de recharger l’énergie aussi
36. Testez des programme de diète pour supprimer quelques toxines, vous recentrer sur vous et pourquoi pas avoir plus de clarté mentale / clairvoyance (ex régime Kitchari)
37. Évitez les discussions inutiles au bureau. Alors les discussions sont utiles au bureau, on est d’accord, mais au bout de 30 minutes par jour, cela peut vous détourner de votre job, si cela n’apporte aucune valeur ajoutée. Et in fine, toutes ne sont pas utiles. Fuyez les pompeurs de temps, ces collègues qui vous freinent sans grand intérêt
38. Évitez de surcharger votre calendrier. Conservez des plages horaires au moins 1 ou 2 heures par jour à traiter des petites tâches ou récupérer du retard. Mais si vous avez 7 réunions de 1 heure, vous ne ferez probablement rien de constructif dans la journée d’autre
39. Automatisez votre veille d’informations. (google alert, mots clefs/tags dans linkedin, bookmark de sites ou pages de tags….). Evitez de perdre du temps dans les flux d’informations continus
40. Ne suivez plus les news. Perso je fais cela depuis 10 ans, J’y gagne 20 minutes chaque jour
41. Réduisez le temps passé dans votre boîte de réception. Ne consultez vos emails que 2 à 3 fois par jour (j’avoue j’ai du mal avec ce point, je n’y arrive pas)
42. Adoptez une attitude positive. Développez votre sourire intérieur. Arrêtez de râler. Vous gagnerez quelques minutes précieuses tous les jours
43. Évitez le perfectionnisme excessif. Meux vaut faire un job à 90% bien que de le faire à 100% et mettre deux fois plus de temps. Pour les tâches complexes, revenez-y plusieurs fois dans la journée ou étalez sur plusieurs jours. Votre cerveau travaille sans vous aussi…et en cumulé vous pourrez mettre 2 fois moins de temps que si vous faisiez tout en une seule fois
44. Faites des pauses courtes pour stimuler votre créativité. Mettez vous au thé (plus long à boire que le café, et il faut attendre qu’il refroidisse). Mettez vos yeux à fixer le vague, sans réflechir. Les instants d’après votre lucidité n’en sera que décuplée
45. Fixez des limites de temps pour les tâches.
46. Évitez les tâches non essentielles. Soyez paresseux et avare de votre temps avec les choses qui ont peu d’impact. Perso, je fais cela depuis plus de 40 ans, j’y gagne +20 minutes chaque jour
47. Faites de la planification à long terme. Planifiez le risque, les plans A, B ou C. Mettez les petits cailloux sur le chemin pour plus tard. Ils travaillerons pour vous
48. Établissez un équilibre entre le travail et la vie personnelle. Ne négligez plus votre vie de famille. Non, apporter à la va vite ses enfants tous les jours à l’école, ce n’est pas s’en occuper. Il vous faudra passer 2 à 3 heures par jour, tous les jours à vous occuper des enfants & de la famille & de la maison. Sinon, ça risque de partir en vrille
49. Apprenez à dire non aux distractions. Mais apprenez aussi à dire oui aux distractions
50. Tenez-vous responsable de vos objectifs. Identifiez ce qui dépend de vous et ce qui dépend des autres
51. Formalisez beaucoup, plus que les autres : les réunions, les pensées, les actions à prévoir. Formalisez, planifiez et suivez ces formalisations. Perso, je fais cela depuis plus de 20 ans, j’y gagne +20 minutes chaque jour
52. Fuyez les outils de productivité liés à du messaging, type Slack. On n’y formalise pas grand chose, on est dans le flux de discussions, on perd du temps à retrouver les discussions. Bref, ce sont des outils qui ne permettent pas de capitaliser ou s’organiser d’un point de vue macro mais qui pour moi participent à entretenir un bazar organisé
53. Faites des tableaux de synthèse avec les différentes tâches de votre projet (ou celles dans lesquelles vous êtes impliqué) en suivant des choses simples : task / charge / délai / statut / coût / owner ….cela permet d’organiser efficacement les tâches des autres. Pas plus de 15 lignes et 7 colonnes, cela doit tenir sur un écran, sinon c’est pas la peine. Cela fera ressortir le chemin critique
54. Quand quelqu’un est meilleur que vous et moins cher pour faire une tâche, déléguez. Votre temps est précieux. Posez vous aussi la question de déléguer si la personne est plus chère, pour vous libérer du temps
55. Dormez plus de 7 heures par nuit